Blog

Elektronische Facturatie in Overheidsopdrachten : Juridische Ontwikkelingen

Geschreven door Edwin Jacobs op woensdag 16 oktober 2013 in de categorie E-government

Op 26 juni 2013, publiceerde de Europese Commissie (“de Commissie”) zowel een mededeling (“de Mededeling”) getiteld “Eind-tot-eind e-aanbesteding ter modernisering van het openbaar bestuur” (voor de officiële vertaling zie http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2013:0453:FIN:NL:PDF), als een gerelateerd voorgesteld ontwerp voor een richtlijn (“Het Richtlijnontwerp”) over “Elektronische facturatie in Overheidsopdrachten”. Dit wetsvoorstel wordt nu door de Europese Raad en het Europees Parlement in beraad genomen. Hierop zijn al enkele nuttige initiële reacties op gekomen wat betreft haar beleidsdoel en inhoudelijke bepalingen.

Op het Europese regionale niveau heeftde Vlaamse regering intussen een stappenplan aangekondigd ter verwezenlijking van een volledige Business-to-Government elektronische facturatie. time.lex volgde de ontwikkelingen op het gebied van elektronische facturatie en elektronische archivering op de voet.

Allereerst zal de basisterminologie kort uiteengezet worden gevolgd door: de Mededeling, die de visie van de Commissie voor de volledige digitalisering van het openbare aanbestedingsproces uiteenzet; de Ontwerprichtlijn, die specifiek handelt over elektronische facturatie in Overheidsopdrachten; en tot slot de ontwikkelingen in Vlaanderen.

Achtergrond

e-procurement betreft het gebruik van elektronische middelen door organisaties in de publieke sector voor de aankoop van goederen en diensten of om in te schrijven op openbare werken. Het omvat de volgende stadia : elektronische publicatie van aankondigingen van inschrijvingen op overheidsopdrachten (“e-notification”); de publicatie van documentatie met betrekking tot openbare procedures betreffende overheidsopdrachten, zoals het ter beschikking stellen van het bestek via internet (elektronische toegang tot opdrachtdocumenten); en elektronische aanbiedingen van inschrijvingen door bedrijven die reageren op een oproep tot inschrijven (“e-submission”).

Eind-tot-eind elektronische aanbesteding (“end-to-end e-procurement”) is het gebruik van elektronische communicatie en transactieverwerking in contracten voor overheidsopdrachten gedurende het hele proces, te starten vanaf de elektronische publicatie van aankondigingen tot elektronische betaling. Het betreft een groter aantal stadia dan e-procurement ( zoals de stadia na gunning van de offerte zoals ordening en archivering).

Elektronische facturatie (“e-facturatie”) is de elektronische overdracht van facturen tussen leveranciers en kopers.

De Mededeling

De Mededeling neemt de voordelen in overweging van  end-to-end e-procurement . Vervolgens identificeert zij de huidige stand van implementatie over de gehele EU. Tenslotte stelt zij een reeks maatregelen voor die de EU en haar Lidstaten in staat stelt de overgang naar de end-to-end e-procurement tot stand te brengen.

Het omschrijft de algemene voordelen die de overstap naar end-to-end e-procurement oplevert, inclusief: de totstandbrenging van aanzienlijke besparingen; het inkorten van de duur van de aankoop-tot-betaling cyclus ; het faciliteren van groei door de interne markt toegankelijk te maken en door innovatie en vereenvoudiging te bevorderen.

De Mededeling wijst er op dat er bijzondere voordelen bestaan voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s), evenals voor de modernisering van overheidsadministratie,  aangezien eind-tot-eind e-aanbesteding zowel kmo-participatie in overheidsopdrachten (door de verlaging van de totale administratieve last, het verhogen van de transparantie inzake zakelijke opportuniteiten en de verlaging van participatiekosten) en een structurele heroverweging van bepaalde gebieden van overheidsadministratie zou kunnen vergemakkelijken.

Het bespreekt de bredere inspanningen die worden geleverd om overheidsopdrachten te digitaliseren. Van de drie relevante gunningprocessen na aanbiedingen (respectievelijk elektronische betalingen, ordening en archivering), zijn de eerste twee al door andere wetgeving aangesneden (respectievelijk betreffende de Single Euro Payments Area en elektronische catalogen) en is enkel het derde proces afhankelijk van elektronische facturatie. Om die reden heeft de Commissie op dit ogenblik prioriteit gegeven aan het elektronisch factureren, zoals samengevat in het Richtlijnontwerp hieronder.

Bij de beoordeling van de huidige toestand van het landschap van de Overheidsopdrachten, stelt de Mededeling dat de situatie zeer gefragmenteerd en complex is; wat het hoge aantal verschillende procedures verklaart, IT-technologieën, certificatievereisten, en gebruik van praktijken die de kansen geboden door IT-technologieën niet volledig benutten. Het gebruiksvriendelijke van de systemen van e-aanbesteding en hun interoperabiliteit zijn sleutelelementen die een hoge opname van e-aanbesteding zouden kunnen mogelijk maken, evenals ruime besparingen en voordelen. De Mededeling concludeerde dat, zelfs met regionale verschillen, er momenteel een lage opname is van eind-tot-eind e-aanbesteding in de EU, met potentieel een sterke groei.

Om verdere eind-tot-eind e-aanbesteding mogelijk te maken, zet de Mededeling een reeks van actiepunten uit om de implementering van eind-tot-eind e-aanbesteding door de lidstaten verder mogelijk te maken. In zijn geheel willen zij: van elektronische facturatie de regel maken, eerder dan de uitzondering; de standaardisering verder zetten; nationale strategieën ontwikkelen voor eind-tot-eind e-aanbesteding ; en de beste toepassing delen.

De Ontwerprichtlijn

Het eerste actiepunt van de Mededeling is de Ontwerprichtlijn die van elektronische facturatie in overheidsopdrachten de norm eerder dan de uitzondering wil maken.

De Ontwerprichtlijn is erop gericht om een Europese standaard inzake elektronische facturatie te bepalen om de interoperabiliteit tussen de verschillende bestaande systemen en standaarden (wereldwijd, nationaal, regionaal en particulier) van elektronische facturatie te verbeteren. Het wil wettelijke onzekerheden, overdreven complexiteit en bijkomende werkingskosten voor economische actoren (die momenteel verschillende elektronische facturen moeten gebruiken voor verschillende lidstaten) elimineren, en zou de opname van elektronische facturatie in Europa moeten helpen stimuleren, die momenteel nog erg laag blijft (slechts 4-15% van alle verstuurde facturen).

Het doel van interoperabiliteit maakt het mogelijk om informatie tussen verschillende bedrijfssystemen op een consequente wijze aan te bieden en te verwerken, ongeacht hun technologie, toepassing of platform. Volledige interoperabiliteit houdt de mogelijkheid in om te interopereren naar inhoud (semantisch), format (syntax), en overdrachtsvoorwaarden. Semantische interoperabiliteit houdt in dat de precieze betekenis van de uitgewisselde informatie wordt behouden en goed wordt begrepen op een ondubbelzinnige manier, onafhankelijk van de manier waarop deze fysiek wordt voorgesteld of overgebracht.

Door semantische interoperabiliteit te verzekeren en wettelijke zekerheid te verbeteren, zou de Ontwerprichtlijn de opname moeten promoten van elektronische facturatie in overheidsopdrachten, waardoor het Lidstaten, contracterende autoriteiten, contracterende entiteiten, en economische actoren mogelijk zou worden gemaakt om aanzienlijke voordelen te verkrijgen inzake besparingen, impact op het milieu, en vermindering van de administratieve last.

Meer praktisch, en met de nodige aandacht voor de wetgeving inzake gegevensbescherming, werd voorgesteld dat een dergelijke Europese norm, opgesteld door de relevante Europese normalisatie-autoriteit, bijzondere semantische gegevenselementen zou moeten definiëren die verwijzen naar: complementaire koper-verkoper gegevens, proces identificatoren, factuur attributen, details inzake gefactureerde goederen of diensten, leveringsinformatie, betalingsvoorwaarden en – details.  Een dergelijke norm zou eveneens compatibel moeten zijn met de bestaande normen voor betalingen om automatische betalingsverwerkingen mogelijk te maken. Het zou geen elektronische handtekeningen mogen vereisen.

De Ontwerprichtlijn erkent bestaande wetgeving die de voorwaarden stelt voor het versturen en accepteren van elektronische facturen voor btw-doeleinden (Richtlijn Europese Raad 2006/112/EC van 28.11.06) en stelt dat deze bepalingen onaangetast dienen te blijven door de Ontwerprichtlijn. De Ontwerprichtlijn erkent eveneens dat de overgang naar elektronische facturen initieel niet verplicht mag zijn.

Wat betreft de timing is de Ontwerprichtlijn enkel een wetgevend voorstel van de Commissie en zal zij nu in overweging genomen worden door de Europese Raad en het Europees Parlement. Het huidige voorstel voorziet dat de Lidstaten in staat zouden moeten zijn om de laatste versie van de Richtlijn om te zetten binnen de vier jaar nadat de wetgevers haar hebben aangenomen (misschien bij benadering samenvallend met de bepalingen betreffende e-procurement in de modernisering van richtlijnen inzake overheidsopdrachten).

Ontwerprichtlijn: Initiële Externe Reactie

Sinds haar publicatie, is de initiële reactie van buitenaf op de Ontwerprichtlijn over het algemeen één van aanmoediging geweest wat betreft haar intentie, hoewel kritisch wat betreft haar gebrek aan ambitie en bepaalde inhoudelijke aspecten. 

Eén commentator beschouwde de Ontwerprichtlijn als een gemiste kans. Het argument is gemaakt dat de EU er niet in slaagt om het succesvolle precedent te volgen van haar overeenkomst in de jaren 1980 over de GSM telefonie standaard (die daaropvolgend de regio een concurrentieel voordeel en aanvankelijk een positie van wereldleider gaf inzake mobiele telefoons). De ontwerprichtlijn werd bekritiseerd omdat ze er niet in slaagde om vandaag een gelijkaardige kans te grijpen met de elektronische facturatie. De Steun voor dit argument wordt getoond door de sponsering door de Commissie van het PEPPOL Project ter waarde van 30 miljoen euro; een project dat doelde op de creatie van een pan-Europese infrastructuur voor e-procurement, gebaseerd op open normen en een open infrastructuur en wat ondertussen succesvol werd geïmplementeerd in Noorwegen, Denemarken, Zweden, Finland, Ierland (en binnenkort ook in Nederland).

In die context wordt de Ontwerprichtlijn verweten te weinig durf te tonen, de verkeerde middelen aan te wenden, te weinig te doen en te laat in actie te komen. Vier gebieden krijgen in dit opzicht een bijzondere aandacht: het voorstel om semantische standaardisatie te gebruiken in plaats van te bouwen op de bestaande investering die inzake e-facturatie oplossingen over de EU-grenzen heen reeds werden gemaakt door verscheidene Lidstaten hierboven vermeld; de afwezigheid van enig voorstel over hoe facturen zouden moeten worden uitgewisseld tussen toeleveranciers en kopers; het gebrek aan een sterke stimulans voor toeleveranciers om over te schakelen naar elektronische facturatie door enkel maar openbare autoriteiten te verplichten om elektronische facturen te ontvangen; en het feit dat Lidstaten vier jaar zouden hebben om de voorgestelde regels te implementeren – een tijdschaal die de EU potentieel van een voordeel berooft in de digitalisering van het procure-to-pay proces.

De aankomende wetgevende controle door de Europese Raad en het Europese Parlement zal aantonen of de beleidskeuze er in zal bestaan de optie van de Commissie te volgen om de markt te laten beslissen over de meer  algemene elektronische facturatienormen, dan wel druk uit te oefenen voor een norm die voor heel de EU zal gelden, gebaseerd op bestaande normen in bepaalde Lidstaten, die de EU potentieel een concurrentie voordeel zouden kunnen geven (zoals met de GSM telefonie) en snel in andere delen van de wereld kunnen worden aangenomen.

B2G in Vlaanderen

In een gerelateerde ontwikkeling, die de wetgevende verandering inzake elektronische facturatie op regionaal niveau in de EU illustreert, net als de voordelen die het maken van deze overgang opleveren, is de Vlaamse Regering een programma gestart om over te gaan tot een volledige Business-to-Government elektronische facturatie en een bijkomende efficiëntie te verwezenlijken van € 7.6 miljoen op een totaal van 700,000 facturen per jaar.

De implementering van het nieuwe systeem zal verschillende fasen doorlopen. Vanaf 1 januari 2015 zal een digitaal facturatieplatform van start gaan om de ontvangst van elektronische facturen te vergemakkelijken, en zullen bedrijven de kans krijgen om elektronische facturen naar alle rechtspersonen van de Vlaamse regering te sturen. Tegen 2017 zullen alle facturen digitaal ontvangen en verwerkt worden.

Edwin Jacobs licht nader toe:

“Eind-tot-eind e-aanbesteding (van elektronische publicatie tot elektronische betaling) is een belangrijke sleutel om de Europese bedrijven in staat te stellen hun administratie te vereenvoudigen. Recente initiatieven zoals simplerinvoicing.org zal e-facturatie over de grenzen heen mogelijk maken, vergelijkbaar met “roaming” in de telecommunicatiesector.”

Voor meer informatie over deze juridische ontwikkeling gelieve Edwin Jacobs te contacteren op (edwin.jacobs@timelex.eu).

Deze publicatie behandelt niet noodzakelijk ieder belangrijk onderwerp, noch ieder aspect van de behandelde onderwerpen en is niet bedoeld als juridisch of ander advies.

Lees meer

Hybrid digital stamps now used in Antwerp and Mechelen

Geschreven door Hans Graux op zondag 15 juli 2012 in de categorie E-government met de tags , , , , .

Thanks to its advanced eID card infrastructure, Belgium is an ideal country for digitising paper based processes. Yet, in practice many public sector attestations and certificates are still provided on paper. Electronic attestations face a number of barriers, including the practical and cultural difficulty of presenting the attestations to third parties: when a company or public administration asks you for an attestation, it usually expects to receive a piece of paper, and citizens tend to feel a little lost when they can only present a digital document on their computer or smartphones.

Hybrid digital signatures can present a nice solution to this problem. The electronic document is signed using a normal (and legally valid) electronic signature, but it is also marked with a visible seal representing the characteristics of that electronic signature. When the electronic document is printed, the marking is visible and legible on paper, and it can be scanned to determine its authenticity through online validation portals. In this way, both the paper and electronic versions are equally valid and can be used interchangeably.

These hybrid eSignature solutions - combining the benefits of paper and electronic documents - are not new, and have been used for some time, e.g. in Austria and in the Spanish national cadastre. Since the beginning of July, they are now also used in Belgium, including in the cities of Antwerp and Mechelen. Both cities use technology provided by IntelliStamp, which allows electronic signatures to be visualised and printed on paper in a variety of ways (bar codes, reference numbers, watermarks, or the QR codes used in Belgium). The authenticity of the paper document can then be determined by validating the printed code.

It is worth noting that the Belgian eSignatures rules were updated as well, to eliminate any doubts that could have arisen on the legal validity of this process: the Belgian eSignatures Act was amended through a law of 15 February 2012 (NL | FR), which added a single line to the law: "The certificate holder's signature can be materialised into an equivalent that meets the requirements of Article 2, 2nd member, 2°". This one line addition allows materialisation (printing) into a format that meets the requirements of so-called advanced electronic signatures, and which presumably benefits from the same legal validity.

With any luck, this means that trips to municipalities to pick up paperwork will hopefully soon be a thing of the past.

Lees meer