Elektronische facturatie

Welke wettelijke regels gelden er voor elektronische facturatie?

Vanaf 1 januari 2010 bepaalt de BTW-administratie niet langer de technische wijze waarop ondernemingen de authenticiteit en de integriteit van elektronische facturen moeten waarborgen. Bedrijven kiezen voortaan zelf de meest aangewezen weg om facturen met deze garanties te verzenden en ontvangen.

De partijen moeten ook vandaag nog de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur garanderen. Dat geldt zowel voor elektronische als papieren facturen.

Voor elektronische facturen waren ze vroeger verplicht hiervoor te kiezen uit een van de drie volgende technische manieren: (1) een geavanceerde elektronische handtekening, of (2) electronic data interchange (EDI), of (3) een derde weg, die er op neer kwam dat men een individuele toelating van de BTW-administratie nodig had.

Neem vrijblijvend contact op

Heb ik de toestemming van mijn klant nodig?

Voor elektronische facturen blijft het akkoord van de andere partij nodig, wat voor facturatie op papier niet hoeft. Er bestaan echter geen wettelijk verplichte vormvoorwaarden voor het verkrijgen van die toestemming.

De verzender kan dus in principe met alle wettelijke middelen aantonen dat de ontvanger akkoord was om elektronische facturen te ontvangen. Dat kan bijvoorbeeld ook door een stilzwijgende toestemming waarbij de ontvanger dan wel kan aangeven dat hij toch de voorkeur geeft aan papier.

In de gevallen waar de afgifte van een factuur gebruikelijk is, of zelfs verplicht, is het volgens de wet marktpraktijken verboden om bijkomende kosten aan te rekenen indien de consument weigert om zijn factuur via elektronische post te ontvangen.

Neem vrijblijvend contact op

Een pdf sturen via e-mail: is dat ook een elektronische factuur?

Het blijft zo dat verzender en ontvanger de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de factuurinhoud overeenkomstig artikel 60, § 3, van het Belgische BTW-Wetboek moeten waarborgen. Dat is overigens zo voor papieren en elektronische facturen. Deze verplichting geldt zowel voor de verzending als tijdens de hele bewaringstermijn.

Authenticiteit en integriteit

Vanaf 1 januari 2010 mogen ondernemingen vrij kiezen welke technologie of methode ze gebruiken om de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de factuurinhoud te waarborgen. Dit betekent dat elke (combinatie van) technologie en/of procedures gebruikt kan worden om de authenticiteit en integriteit te garanderen. Zo kan een onderneming haar keuze laten afhangen van wat het beste past in haar eigen concrete situatie.

Zolang ondernemingen kunnen bewijzen dat de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd is, kunnen zij bijvoorbeeld factureren in pdf formaat. Een pdf op zich zonder deze waarborgen is echter niet voldoende.

BTW-administratie

Ondernemingen zijn niet verplicht het fiat van de BTW-administratie over hun technische oplossing te vragen. Maar ze zijn niet op voorhand zeker dat de BTW-administratie hun oplossing ook goed zal vinden.

Welke methoden en technieken bieden deze garanties voor elektronische facturen? Dat blijft een open vraag. Daarom beschikken de aanbieders van e-facturatie oplossingen die vandaag EDI of een geavanceerde elektronische handtekening gebruiken over een ernstige troefkaart.

De klassieke methoden om authenticiteit en integriteit voor papieren facturen aan te tonen zouden ook moeten kunnen volstaan voor elektronische facturen. Hier denken we aan de vergelijking met andere documenten zoals de bij de factuur horende bestelbon of contract, een betalingsbewijs, een leveringsbon en dergelijke (de zogenaamde three way matching). Dergelijke documenten moeten vandaag trouwens ook bewaard worden op basis van artikel 60 van het BTW-Wetboek.

Neem vrijblijvend contact op

Welke wettelijke regels gelden er voor het bewaren van elektronische facturen?

Elektronische facturen moeten, net als hun papieren voorgangers, gearchiveerd worden. Vandaag is het zo dat facturen die elektronisch worden verstuurd en elektronisch worden ontvangen, ook elektronisch moeten worden gearchiveerd.

De wet bepaalt dat men tijdens de hele bewaringsduur de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de elektronische factuur moet kunnen garanderen. Het is nog steeds onzeker welke concrete criteria de BTW administratie voor de archivering van elektronisch uitgereikte facturen zal hanteren. Dat verklaart wel waarom in veel bedrijven de elektronisch uitgereikte facturen ook nog eens op papier worden bijgehouden.

Anderzijds aanvaardt de BTW administratie onder bepaalde voorwaarden wel dat je papieren facturen inscant en in elektronische vorm bewaart. De BTW-administratie publiceerde hierover een omvangrijke (50 blz) circulaire (nr. AOIF 16/2008 (E.T.112.081) dd. 13/05.2008).

Neem vrijblijvend contact op