ICT-contracten

Wat zijn IT-contracten?

Onder de algemene noemer “IT-contracten” verstaat men klassiek de contracten voor de verwerving van hardware, software licenties, contracten voor onderhoud van software of hardware, implementatiecontracten, contracten voor systeemintegratie, outsourcingcontracten, service level agreements (SLA), consultancycontracten, en de varianten daarop.

Deze contracten kunnen een korte duurtijd hebben (b.v. een aankoop), kunnen gericht zijn op de afwerking van een project (b.v. een implementatie van software), of kunnen een lange looptijd hebben (b.v. outsourcing).

Sinds een tiental jaren verwijst deze term ook naar contracten die meer internet-gerelateerd zijn, zoals ASP-contracten en contracten in het kader van cloud computing en SaaS.

Andere vormen van IT-contracten betreffen ondersteunende deelaspecten van informatica, zoals disaster recovery en escrow contracten.

Partijen

IT-contracten kunnen gesloten worden tussen professionals of bedrijven in een B2B context, of tussen professionele verkopers en consumenten. In het laatste geval gelden bijzondere beschermende regels uit het consumentenrecht, zoals de wettelijke minimum garantieperiode.

Wetgeving

Er bestaat geen specifieke wetgeving inzake IT-contracten. De partijen bij een onderhandeling of een geschil moeten de algemene principes van het contractenrecht toepassen en transponeren naar deze bijzondere contracten. De IT-contracten zijn zeer verscheiden, maar hebben tevens een aantal gemeenschappelijke kenmerken.

Informatieplicht

De complexiteit van automatisering impliceert dat een gespecialiseerde leverancier typisch tegenover een minder gespecialiseerde klant staat, wat leidt tot een specifieke verplichting tot correcte en volledige informatieverschaffing van de zijde van de leverancier, die door sommige rechtspraak zelfs een raadgevingsplicht wordt genoemd.

De risico’s van bepaalde investeringen in IT, zowel financiële als technische, als bedrijfseconomische risico’s, en de vereisten inzake compatibiliteit moeten correct worden medegedeeld. Naarmate de klant meer bedreven is in het IT-gebeuren (b.v. wanneer het een onderneming met een eigen IT support betreft, of een onderneming die wordt bijgestaan door een externe consultant), vermindert de intensiteit van deze informatie- en bijstandsplicht.

Flexibiliteit

Gelet op de snelle evolutie van de technologie vereisen de meeste IT-contracten die voor een langere duur zijn aangegaan ook een toekomstgerichte flexibiliteit van de partijen. De inhoud van een IT-contract kan niet voor lange tijd vastliggen, en de partijen moeten contractueel afdwingbare mechanismen voorzien om een moderne dienstverlening te waarborgen.

IT-contracten kunnen soms gekwalificeerd worden als

  • koop/verkoop contracten (hardware, volgens sommige rechtspraak ook standaard software)
  • huurcontracten (huur van hardware, huur van immateriële rechten in de vorm van een licentie)
  • aannemingscontracten
  • dienstencontracten (onderhoud, consulting, implementatie, ontwikkeling van software).

Soms worden in het kader van een project verschillende onderscheiden contracten aangegaan, soms wordt één globaal ‘sleutel op de deur’ contract gesloten, dat kenmerken bevat van de verschillende bestaande contractsvormen.

Neem vrijblijvend contact op

Wat zijn de voornaamste risico's in ICT-contracten?

De voornaamste risico’s van IT-projecten betreffen

  • foutieve inschattingen van de te verwachten resultaten
  • foutieve behoeftenomschrijvingen
  • foutieve inschattingen van de kostprijs
  • foutieve inschattingen van de duurtijd van projecten.

De partijen moeten in de mate van het mogelijke a priori deze risico’s voorzien en opvangen in hun contracten. De contracten kunnen geen praktische problemen voorkomen, maar kunnen wel een georganiseerde en duidelijke uitweg bieden wanneer zich problemen stellen.

Contracten kunnen positieve oplossingen voorschrijven (en indien nodig met de medewerking van alle betrokken partijen), maar ook waar nodig sancties voorschrijven.

Een mislukt IT-project resulteert in twee verliezers, zelfs wanneer contractuele sancties het financiële leed kunnen verzachten. Dit principe moet het leidende principe zijn wanneer een IT-contract wordt onderhandeld, terwijl men anderzijds niet met een overdreven naïviteit mag onderhandelen.

De onderhandelaars moeten steeds op zoek gaan naar een evenwicht tussen enerzijds de gezamenlijke win/win gedachte en anderzijds de onvermijdelijke financiële risico’s die een project met zich brengt. Daarnaast moeten de onderhandelaars ook voortdurend aan de toekomst en de evolutie van technologie denken. Een statisch IT-contract is zelden een goed contract.

Neem vrijblijvend contact op

Wat zijn de meest gangbare prijsbepalingen in een ICT-contract?

IT-contracten voor projecten kunnen worden aangegaan voor een vaste prijs, danwel voor een ‘time and materials’ prijs, waarbij vaste tarieven worden toegepast op gepresteerde diensten (mandagen) en materialen (softwarelicenties, hardware).

Vaste prijs

Contracten voor een vaste prijs moeten zeer duidelijk omschreven objectieven en voorwerpen hebben. Anders kunnen gemakkelijk geschillen ontstaan betreffende de omvang van het gevraagde project.

Time and materials

‘Time and materials’ contracten zijn flexibeler wat het voorwerp betreft, maar kunnen leiden tot een ongecontroleerde omvang van het project en een prijs die het budget aanzienlijk overtreft. De afbakening van de taken van de partijen is cruciaal, en het contract moet mechanismen voorzien om vlot aanpassingen en aanvullingen aan het projectplan uit te voeren, waarbij een controle over de prijs wordt behouden.

Wanneer de partijen vaste prijsbepalingen overeenkomen, zoals tarieven, worden indexeringsmechanismen ingebouwd voor een periodieke prijsaanpassing. Sommige IT-contracten hanteren bijzondere vergoedingsmechanismen, zoals prijzen per uitgevoerde transacties (b.v. handelingen in databanken, searches, etc.) of per tijdsgebruik (SaaS).

Neem vrijblijvend contact op

Wat is de impact van intellectuele rechten?

Wanneer een IT-contract de creatie van intellectuele rechten impliceert, dient bepaald te worden aan welke partij deze rechten toekomen. Vooral wanneer de klant als pionier in zijn sector investeert in een nieuwe oplossing, kan het voor hem interessant zijn om de intellectuele rechten te verwerven. Zodoende heeft de IT-dienstverlener niet het recht om de ontwikkelde oplossing bij zijn concurrenten te implementeren (of tenminste gedurende een zekere tijd een concurrentiële voorsprong te behouden).

Anderzijds zal de IT-dienstverlener in dergelijke omstandigheden juist graag de intellectuele rechten op de ontwikkeling behouden, zodat hij deze kan implementeren bij andere klanten.Vaak wordt de eerste ontwikkeling dan opgevat als een experiment dat moeizaam en met een minimale winstmarge mag verlopen, met het oog op de winst die bij herhaalde implementaties kan behaald worden.

De strategieën van de leverancier en de klant in het licht van de intellectuele rechten en de daaraan gekoppelde exclusiviteit moeten verzoenbaar zijn, en indien nodig wordt een tussenoplossing onderhandeld waarin elke partij zich kan vinden.

Neem vrijblijvend contact op

Hoe wordt aansprakelijkheid geregeld?

De aansprakelijkheid van de dienstverlener is vaak een moeilijk punt tijdens de onderhandelingen met een klant, vooral in de ogen van de betrokken juristen en risk managers.

Kleine fouten of gebreken in software zijn onvermijdelijk en meestal zonder veel schade herstelbaar. Maar het is niet uitgesloten dat zelfs kleine fouten of gebreken een omvangrijke schade kunnen veroorzaken (b.v. wanneer de gevolgen van foutieve berekeningen slechts laattijdig worden opgemerkt). Een kleine softwarefout kan in theorie leiden tot dodelijke ongevallen in hospitalen, tot ongevallen met vliegtuigen, tot het uitvallen van industriële productielijnen enz.

De aansprakelijkheid van de dienstverlener wordt gedekt door een verzekeraar die op zijn beurt geen onbeperkte risico’s wil dekken, en dus maximum plafonds oplegt. Aldus is het gewoonlijk noodzakelijk om de aansprakelijkheid van dienstverleners contractueel te beperken tot bepaalde maximumbedragen, en om bepaalde vormen van schade geheel uit te sluiten. Zo wordt vaak de zogenaamde gevolgschade uitgesloten – zoals de schadeclaims die de klanten zelf moeten betalen aan hun eindklanten, bijvoorbeeld omwille van laattijdige productie van goederen, waarbij de laattijdigheid te wijten is aan een softwareprobleem.

IT-contracten bevatten gewoonlijk zeer gedetailleerde aansprakelijkheidsbepalingen aangaande tekortkomingen zoals softwaregebreken, laattijdige oplevering, inbreuken op de intellectuele rechten van derden (claims wegens plagiaat), inbreuken op confidentialiteitsverplichtingen en gegevensbescherming.

Neem vrijblijvend contact op

Heb ik wel een escrowcontract nodig in mijn IT-project?

Dat hangt er van af of u risicobeheer en bedrijfscontinuïteit belangrijk vindt in uw concreet geval.  Voor bedrijfskritische software bevelen we alleszins aan om uw economische afhankelijkheid ten opzichte van de leverancier te bewaren. Dan kan een escrow-overeenkomst een mogelijke oplossing zijn.

Ook voor een softwareleverancier kan een escrow interessant met het oog op een IP & know-how strategie. De escrow kan ook gebruikt worden als bewijs (bugvrij geleverd), of als “commercieel keurmerk” voor uw onderneming.

Neem vrijblijvend contact op