En tant que cabinet d'avocats spécialisé dans la protection de la vie privée et des données, la sécurité et la confidentialité des données personnelles que nous traitons sont une de nos principales préoccupations. En outre, nous souhaitons être clairs et transparents sur ce qui se passe lorsque nous recueillons et utilisons vos données personnelles, d'où cette déclaration de confidentialité.

1. QUAND VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTEES ET UTILISEES?

Nous recueillons et utilisons vos données personnelles chaque fois que vous:

• Vous utilisez notre site Web ou les médias sociaux ou communiquez avec nous par email, téléphone, fax (oui, ceux-ci existent toujours) ou tout autre moyen de communication numérique ;
• Vous vous inscrivez à notre newsletter ;
• Vous nous laissez votre carte de visite lorsque nous avons le plaisir de vous rencontrer en personne ;
• Vous communiquez avec nous en tant que client ou fournisseur ;
• Vous déposez votre candidature à l'un de nos postes vacants;
• êtes un(e) (conseil ou membre du personnel d'une) partie adverse.

2. QUE FAIRE SI CETTE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITE NE RESPOND PAS A TOUTES VOS QUESTIONS?

Les lois sur la protection des données nous obligent à vous fournir un grand nombre d'informations. Si vous avez d'autres questions concernant le traitement de vos données personnelles, n'hésitez pas à contacter notre DPO (en abrégé "délégué à la protection des données"). Vous pouvez contacter notre DPO par e-mail : privacy@timelex.eu.

3. QUE EST "NOUS"?

Chaque fois que vous voyez une référence à "nous" dans cette déclaration de confidentialité, il s'agit en fait de Timelex :

Timelex SRL

Rue Joseph Stevens 7, 23e étage

1000 Bruxelles

Belgique

Numéro d'entreprise 0890.217.005

RPM Bruxelles

Tel.: +32 2 893 20 95

Le cabinet d'avocats Timelex est responsable de la collecte et de l'utilisation (ou - comme la loi l'appelle - du "traitement") de vos données personnelles comme expliqué dans cette déclaration de confidentialité.

Cependant, pour être tout à fait exact, nous devons préciser que, légalement, chaque avocat travaillant chez Timelex est également responsable du traitement de vos données personnelles. Ça rend les choses un peu compliquées, non ?

Par conséquent, pour rester simple, chaque fois que vous avez une question, une demande ou un problème concernant le traitement de vos données personnelles comme expliqué ici, vous pouvez simplement adresser cette question, demande ou problème à Timelex (souvenez-vous du PDO que nous avons mentionné précédemment ?).

4. QUELLES SONT LES DONNEES PERSONNELLES QUE NOU TRAITONS ET POURQOUI?

Lorsque vous utilisez notre site Web, les médias sociaux ou communiquez avec nous par téléphone, e-mail, fax ou un autre moyen de communication numérique, nous recueillons et utilisons vos données personnelles pour :

1. permettre la communication entre vous et nous, pour laquelle nous nous basons sur notre intérêt légitime pour pouvoir répondre à vos demandes, questions ou remarques ou pour vous contacter de manière proactive pour toute demande de renseignements (par exemple, lorsque vous répondez à un blog, utilisez notre formulaire de contact ou nous contactez via les médias sociaux, téléphone, e-mail ou fax) ;
2. améliorer le contenu du site Web et des pages de médias sociaux ainsi que l'expérience globale, pour laquelle nous nous basons sur notre propre intérêt légitime pour offrir à nos visiteurs un espace en ligne intéressant ;
3. détecter et prévenir les logiciels malveillants, les contenus et comportements illégaux et autres types d'abus, pour lesquels nous nous basons sur notre intérêt légitime pour assurer la sécurité de notre présence en ligne.

Pour atteindre les objectifs susmentionnés, nous traitons les données personnelles suivantes :

1. les informations d’identification de base que vous nous fournissez, telles que le nom, l'adresse e-mail, l'adresse postale, le numéro de téléphone, l'entreprise pour laquelle vous travaillez, votre fonction ;
2. le contenu de votre communication et les détails techniques de la communication elle-même (avec qui vous correspondez de notre côté, date et heure, etc…) ;
3. les informations techniques associées à l'appareil que vous utilisez, telles que votre adresse IP, le type de navigateur, l'emplacement géographique et le système d'exploitation ;
4. des informations concernant votre comportement de navigation, telles que la durée de votre visite, les liens sur lesquels vous cliquez, les pages que vous visitez et le nombre de fois que vous visitez une page.
5. toute autre donnée personnelle que vous choisissez de nous fournir

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter en ligne, nous recueillons et utilisons vos données personnelles afin de pouvoir vous envoyer notre newsletter ou d'autres communications électroniques. Nous vous demanderons toujours votre consentement explicite avant de vous envoyer notre newsletter, à moins que vous ne soyez un client existant que nous souhaitons tenir informé de nos services. Vous aurez toujours la possibilité de vous désabonner de notre newsletter. Pour vous envoyer notre newsletter, nous ne traitons que vos données d’identification de base, c’est-à-dire votre nom et votre adresse e-mail.

Lorsque vous nous laissez votre carte de visite, nous recueillons et enregistrons numériquement les données personnelles qui y sont inscrites à des fins normales de gestion des relations commerciales. Nous comptons donc sur notre intérêt légitime pour le traitement de ces données personnelles, qui est de pouvoir constituer notre réseau de contacts.

Lorsque nous avons le plaisir de pouvoir conclure un contrat avec vous, en tant que client ou fournisseur, nous recueillons et utilisons vos données personnelles pour :

1. être en mesure d'exécuter notre part du contrat, tout en respectant strictement nos obligations en tant qu'avocat, y compris notre déontologie. Lorsque vous, en tant que particulier, êtes notre client ou fournisseur, nous nous basons sur la nécessité de traiter vos données personnelles pour conclure et exécuter le contrat que nous avons avec vous. Toutefois, si vous agissez au nom d'une société ou d'une autre entité juridique, nous nous basons sur notre intérêt légitime à pouvoir conclure des contrats avec nos clients et fournisseurs lors du traitement de vos données personnelles ;
2. gérer nos affaires courantes (par exemple la facturation et la gestion des relations), pour lesquelles nous nous basons sur notre intérêt légitime à assurer une gestion responsable et professionnelle de notre entreprise ;
3. nous défendre dans le cadre de procédures judiciaires, lorsqu'il est dans notre intérêt légitime d'utiliser vos données personnelles dans le cadre de ces procédures.

Les données personnelles que nous traitons à ces fins impliquent toujours vos informations d’identification de base telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre fonction. Nous pouvons également traiter d'autres données personnelles que vous nous fournissez, en fonction de notre relation contractuelle avec vous.

Lorsque vous postulez à l'un de nos postes vacants, nous recueillons et utilisons vos données personnelles pour :

1. évaluer votre demande; A cette fin nous nous appuyons sur la nécessité de traiter vos données personnelles afin de parvenir à un accord potentiel avec vous ;
2. garder votre candidature dans notre réserve de recrutement; A cette fin nous vous demanderons votre consentement ;
3. nous défendre dans le cadre de procédures judiciaires, lorsqu'il est dans notre intérêt légitime d'utiliser vos données personnelles dans le cadre de ces procédures.

Les données personnelles que nous traitons lorsque vous postulez chez nous, sont :

1. vos informations d’identification de base telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale et votre numéro de téléphone ;
2. les informations que vous avez rendues publiques sur les médias sociaux ;
3. les renseignements que vous avez inclus dans votre curriculum vitae et dans votre lettre de présentation ;
4. toute autre donnée personnelle que vous avez choisi d'inclure dans votre candidature.

Si vous êtes un(e) (conseil ou membre du personnel d'une) partie adverse, nous collecterons et utiliserons vos données personnelles pour exécuter le contrat avec notre (nos) client(s) (voir clause 4.4). Cela fait partie de notre intérêt légitime à exécuter le contrat avec notre ou nos clients. Les données à caractère personnel que nous traitons en votre qualité de (conseil ou membre du personnel d'une) partie adverse dépendent du litige qui oppose notre (nos) client(s) à votre (vos) client(s), employeur, ou à vous-même. Il peut s'agir de vos données d'identité de base, telles que votre nom, votre adresse électronique, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et l'entreprise pour laquelle vous travaillez ou avez travaillé. Nous recevons ces données de vous-même, de notre (nos) client(s) ou d'un autre tiers (par exemple, un huissier ou un expert).

Nous pensons que les finalités susmentionnées du traitement de vos données personnelles sont conformes aux attentes raisonnables de quiconque. Toutefois, pour toutes les données personnelles que nous avons collectées dans les circonstances susmentionnées, nous tenons à préciser que nous traiterons également vos données personnelles pour :

1. nous conformer aux obligations légales ou à nous conformer, dans la mesure où nous y sommes légalement autorisés en tant qu'avocats, à toute demande raisonnable émanant d'agents ou de représentants compétents des forces de l'ordre, d'autorités judiciaires, d'agences ou d'organes gouvernementaux, y compris les autorités compétentes en matière de protection des données ;
2. informer un tiers dans le cadre d'une éventuelle fusion, acquisition ou scission avec ce tiers, même si ce tiers est situé en dehors de l'UE, auquel cas nous nous basons sur notre intérêt légitime d'effectuer des transactions commerciales.

Nous tenons à souligner que pour nous, en tant que cabinet d'avocats, le secret professionnel et la confidentialité sont d'une importance capitale. Cela signifie que nous ne traiterons vos données personnelles que lorsque cela est autorisé, compte tenu de ces obligations de confidentialité.

5. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES?

En principe, nous ne partagerons vos données personnelles qu'avec les avocats et les personnes travaillant pour Timelex, ainsi qu'avec nos fournisseurs qui nous aident à traiter vos données personnelles ou, dans le cadre d'un litige, avec un tribunal, un huissier ou un expert (judiciaire). Toute personne qui a accès à vos données personnelles sera toujours tenue par des obligations légales ou contractuelles strictes de préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles. Cela signifie que seuls les destinataires suivants recevront vos données personnelles :

• vous ;
• votre employeur ou vos partenaires commerciaux, mais seulement lorsque cela est nécessaire compte tenu des objectifs mentionnés ci-dessus (par exemple lorsque votre employeur est notre fournisseur ou client) ;
• les avocats, le personnel et les fournisseurs de Timelex ;
• les autorités gouvernementales ou judiciaires dans la mesure où nous sommes tenus de leur transmettre vos données personnelles (par exemple, les autorités fiscales, la police ou les forces de l'ordre).

Nous n'envoyons pas vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (l'Espace économique européen comprend l'Union Européenne, le Liechtenstein, la Norvège et l'Islande). Nous ne transférerons vos données personnelles en dehors de l'EEE que lorsque vous ou votre employeur, en tant que client ou fournisseur, avez des établissements en dehors de l'EEE avec lesquels nous sommes tenus d'interagir. Si un transfert a lieu, nous prendrons les mesures de protection adéquates pour protéger vos données personnelles lors du transfert (par exemple, en mettant en place des clauses contractuelles types telles que rédigées par la Commission européenne).

6. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES?

Vos données personnelles ne sont traitées qu'aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus ou, lorsque nous vous avons demandé votre consentement, jusqu'au moment où vous retirez votre consentement. Dans cet article, nous vous fournissons les informations dont vous avez besoin pour évaluer combien de temps nous conserverons vos données personnelles identifiables.

En règle générale, nous dépersonnalisons vos données personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins décrites ci-dessus ou lorsque la période de conservation expliquée dans cet article a expiré. Cependant, nous ne pouvons pas dépersonnaliser vos données personnelles s'il existe une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative qui empêche Timelex de les dépersonnaliser.

Toutes les données personnelles que nous recueillons par le biais de nos interactions avec vous via le site Web, les médias sociaux, le téléphone, le fax, le courrier électronique et autres canaux de communication numériques seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour communiquer avec vous, mais aussi pour conserver une archive historique de nos communications. Cela nous permet de revenir aux communications antérieures si vous nous revenez avec de nouvelles questions, demandes, remarques ou autres commentaires.

Toutes les données personnelles que nous recueillons pour vous envoyer notre lettre d'information seront conservées aussi longtemps que vous resterez inscrit à notre liste d'envoi ou tant que vous resterez notre client.

Toutes les données personnelles que nous recueillons lorsque vous nous remettez votre carte de visite seront conservées tant que vous ne nous demandez pas d'effacer vos données personnelles.

Toutes les données personnelles que nous recueillons dans le cadre d'une relation contractuelle avec vous ou l'organisation que vous représentez, seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et au moins jusqu'à 7 ans après.

Toutes les données personnelles que nous recueillons dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant toute la durée du processus de candidature et, si nous choisissons de faire appel à vos services, pendant toute la durée de votre contrat avec nous et jusqu'à 10 ans après sa résiliation. Si nous choisissons de ne pas de faire appel à vos services, mais que nous vous avons invité à un entretien, nous conserverons vos données personnelles pendant 5 ans après la clôture du processus d'évaluation. Si vous consentez à inclure vos données personnelles dans notre réserve de recrutement, nous conserverons vos données personnelles pendant 5 ans après avoir reçu vos données personnelles.

Toutes les données personnelles que nous traitons dans le cadre d'un litige entre votre client, employeur ou vous-même et notre (nos) client(s), nous les conserverons aussi longtemps que nécessaire pour représenter les intérêts de notre (nos) client(s) dans le cadre du litige et pendant au moins 7 ans après la résolution finale du litige.

7. QUE FAISONS-NOUS POUR PROTEGER VOS DONNEES PERSONNELLES?

Comme expliqué précédemment, en tant que cabinet d'avocats, la sécurité et la confidentialité de toutes les données que nous traitons sont très importantes pour nous. C'est pourquoi nous avons pris des mesures pour garantir que toutes les données personnelles traitées sont conservées en toute sécurité. Ces étapes comprennent uniquement le traitement des données personnelles nécessaires à la réalisation des finalités que nous vous avons communiquées. Nous avons également pris des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser nos infrastructures, systèmes, applications, locaux et processus.

8. QUELS SONT VOS DROITS EN CE QUI CONCERNE VOS DONNEES PERSONNELLES?

Lorsque nous recueillons et utilisons vos données personnelles, vous disposez d'un certain nombre de droits que vous pouvez exercer de la manière décrite ci-dessous. Sachez que chaque fois que vous souhaitez exercer un droit, nous vous demanderons une pièce d'identité. Nous le faisons pour éviter d'avoir une atteinte à la protection des données, par exemple parce qu'une personne non autorisée se fait passer pour vous et exerce un droit en votre nom.

Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, ce qui signifie que vous pouvez nous demander de vous fournir des informations concernant les données personnelles que nous avons sur vous. Vous pouvez même demander une copie de vos données personnelles. Notez toutefois que vous devez préciser pour quelles activités de traitement vous souhaitez avoir accès à vos données personnelles.

Si vous faites la même demande à plusieurs reprises, nous sommes autorisés à refuser de vous accorder ces demandes ultérieures ou à vous facturer des frais administratifs couvrant les dépenses associées. Nous pouvons également refuser de vous accorder un droit d'accès à vos données personnelles, ou ne l'accorder que partiellement, si un tel accès risque de porter atteinte de façon disproportionnée aux droits et libertés d'autrui, y compris ceux de Timelex.

Vous avez le droit de nous demander de corriger vos données personnelles si vous pouvez prouver que les données personnelles que nous traitons à votre sujet sont incorrectes, incomplètes ou périmées. Veuillez préciser le contexte dans lequel nous utilisons vos données personnelles (par exemple pour vous envoyer des newsletters ou répondre à une demande), afin que nous puissions évaluer votre demande rapidement et précisément.

Si nous vous avons demandé votre consentement pour la collecte et l'utilisation de vos données personnelles, par exemple pour vous envoyer des lettres d'information, vous avez le droit de retirer ce consentement donné précédemment.

Vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, si leur collecte était illégitime ou si vous avez exercé avec succès votre droit de retirer votre consentement ou votre droit d'opposition au traitement de vos données personnelles. Lorsque l'une de ces circonstances s'applique, nous supprimerons immédiatement vos données personnelles à moins que la loi, les obligations réglementaires ou les ordonnances administratives ou judiciaires ne nous interdisent de supprimer vos données personnelles.

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles :

• pendant la période d'évaluation de votre demande de correction de vos données personnelles ;
• pendant la durée de l'évaluation de votre opposition au traitement de vos données personnelles ;
• lorsque ce traitement était illicite mais que vous préférez la restriction à l'effacement ;
• nous n'avons plus besoin de vos données personnelles, mais vous en avez besoin pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice.

Lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base de nos propres intérêts, c'est-à-dire que vous ne nous avez pas donné votre consentement et que nous n'en avons pas besoin pour l'exécution d'un contrat ou pour respecter des obligations légales, vous avez le droit de vous opposer à notre traitement de vos données personnelles. Lorsque notre intérêt porte sur le marketing direct, nous vous accorderons votre demande immédiatement. Pour d'autres intérêts, par exemple nos sûretés, nous vous demanderons de décrire votre situation particulière donnant lieu à la demande. Nous devons ensuite mettre en balance votre situation et nos intérêts. Si cet exercice d'équilibrage aboutit à ce que votre situation l'emporte sur nos intérêts, nous cesserons de traiter vos données personnelles.

Lorsque nous avons recueilli vos données personnelles sur la base de votre consentement ou parce qu'elles étaient nécessaires à l'exécution ou à l'exécution d'un contrat avec vous, vous avez le droit d'en obtenir une copie dans un format structuré, généralement utilisé et lisible par machine. Toutefois, ce droit ne s'applique qu'aux données personnelles que vous nous avez fournies.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, nous vous demandons de nous envoyer un e-mail. Vous pouvez nous joindre à privacy@timelex.eu.  

Soyez assuré que nous n'interpréterons pas un e-mail de votre part visant à exercer un droit comme votre consentement avec tout traitement de vos données personnelles au-delà de ce qui est nécessaire pour traiter votre demande.

Une demande doit clairement indiquer et préciser le droit que vous souhaitez exercer. Indiquez toujours le contexte dans lequel nous avons obtenu vos données personnelles afin que nous puissions traiter votre demande rapidement et avec diligence. Votre demande doit également être datée et signée, et accompagnée d'une copie numérisée de votre carte d'identité en cours de validité prouvant votre identité.

Nous vous informerons rapidement de la réception de cette demande. Si la demande s'avère valide, nous vous en aviserons dès que cela sera raisonnablement possible et au plus tard trente (30) jours après réception de la demande.

Si vous avez des réclamations concernant le traitement de vos données personnelles par Timelex, vous pouvez toujours nous contacter à l'adresse e-mail mentionnée dans le premier paragraphe de cette clause. Si vous n'êtes toujours pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données, à savoir l'autorité belge de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).